Code of Conduct

Code of conduct for diocesan personnel in ministry or in pastoral counseling with children and young people

MINISTRY WITH MINORS:

1. Minors are to be considered as restricted individuals. That is, they are not independent. Wherever they are and whatever they do must be with the explicit knowledge and consent of their parents or guardians. They are not adults and are not permitted unfettered decisions.

2. Clergy, religious, employed personnel and volunteers are to avoid all situations which place them in a position to be alone with a minor in the rectory, school or in a closed room except for a priest when hearing confessions in the confessional.

3. In meeting and pastoral counseling involving a minor, excluding the Sacrament of Penance (Confession/Reconciliation), the presence or proximity of another adult is encouraged. However, where the presence of another adult is unusual or not practical (piano lessons, disciplinary meeting with an administrator, etc.):

• another adult should know the meeting is to take place,
• the meeting place is accessible, not secluded, well lit with clear lines of sight into the room
• the door must be open unless there is a clear window in the door of the meeting place.

4. An unaccompanied minor is allowed only in the professional section of the rectory or parish center, but never in the living quarters.

5. Minors, age 16 and over, are permitted to work in the rectory, parish residence, school or parish facility, if two adults (over 21 years old) are present. Minors under age 16 are not to be hired to work in any capacity for a parish, school or diocese.

6. All adult participants in ministry with minors must comply with all diocesan safe environment policies. Clearance should be verified by the Safe Environment Coordinator for the parish/school/agency of the diocese.

7. At least two adults over the age of 21 (and one the same sex as the participants) must be present when a group of minors engage in organized events or sports activities.

Note:  A young adult between the ages of 18 and 21 is not permitted to supervise minors; however, under the supervision of an adult over the age of 21 he or she can participate in a supervisory capacity.

8. Clergy, religious, employed personnel and volunteers must avoid being the only adult in a bathroom, shower room, locker room, or other dressing areas whenever minors are using such facilities.

9. Youth trips of any kind must have a minimum of two adult chaperones, at least one of whom should be of the same sex as the young people. Larger groups must have at least one adult chaperone for every eight to ten minors.

10. While on trips or program activities, the adults as well as the minors may not use alcohol or controlled substances, and anyone under the influence of such substances cannot participate.

11. While on youth trips, clergy, religious, employed personnel and volunteers are never to stay alone overnight in the same motel/hotel room with a minor or minors. One adult alone is not to engage in an overnight trip with a minor or minors.

12. The sacristy door is always to be open whenever minors are present within the sacristy.

13. Comments of a sexual nature are not to be made to any minor except in response to specific classroom or otherwise legitimate questions from a minor.

14. Topics or vocabulary, such as profanity, cursing, or vulgar humor, which could not comfortably be used in the presence of parish/school administrators, parents/guardians, or another adult, are not to be used in the presence of a minor/minors.

15. Clergy, religious, employed personnel and volunteers are absolutely prohibited from serving or supplying alcohol, tobacco products, controlled substances or pornographic or other inappropriate reading materials to minors.

16. Audiovisual, music (including its lyrics), internet, and print resources must be screened prior to use to ensure their appropriateness for the participants. It is not appropriate to use an “R”-rated movie without explicit written parent permission. Movies with a stronger designation are forbidden.

17. Careful boundaries concerning physical contact with minors must be observed at all times and should only occur under public circumstances. Prudent discretion and respect must be shown before touching another person in any way.

18. Clergy, religious, employed personnel and volunteers must refrain from giving regular and/or expensive gifts to children and young people without prior approval from the parents or guardian and the pastor or administrator.

19. It is never appropriate to require children and young people to keep “secrets” from their parents, police, etc. under threat of physical harm, “punishment by God”, or any other threat.

20. The use of social media or electronic communication (for example Facebook, Instagram, Snapchat, texting, emails etc.) should comply with all applicable state laws and follow appropriate boundaries. Any communication with minors via social media should be with the express permission of parents or guardians and pertain strictly to those things related to ministry.

21. No pictures of, or personal information about minors may be posted on the internet without the express written permission of their parents or guardians.

22. Should an emergency situation arise that involves a minor, appropriate authorities are to be contacted.

PASTORAL COUNSELING WITH MINORS:

1. Pastoral counseling must take place only in the professional portion of a rectory or parish facility, never in the living quarters.
    
2. Offices or classrooms used for pastoral counseling must have a window in the door or the door must be open during the counseling session.
    
3. Unless the subject matter precludes their presence and/or knowledge, parents or guardians of minors should be made aware of the counseling session.
    
4. If counseling is expected to extend beyond one session with a minor, evaluation of the situation should be made with the parents or guardians.
    
5. Clergy, religious, employed personnel and volunteers are responsible to recognize any personal/physical attraction to or from a minor.  In such a situation, the minor should be immediately referred to another qualified adult or licensed profession!
    
6. The sacrament of penance (confession/reconciliation) must be celebrated in the confessional or reconciliation chapel or at the designated station during a penance service.  

Clear violations of the code of conduct, with minors outlined herein, must be reported immediately to the appropriate parish, school, civil and diocesan (director for the Protection of Children and Young People) authorities, in accordance with civil law and this diocesan policy.

CÓDIGO DE CONDUCTA PARA PERSONAL DIOCESANO EN EL MINISTERIO O EN CONSEJERÍA PASTORAL CON NIÑOS Y JÓVENES

MINISTERIO CON MENORES DE EDAD:

1. Los niños/as menores de edad deben ser considerados como individuos restringidos. Es decir, que no son independientes. Dondequiera que estén y hagan lo que hagan debe estar con el conocimiento de sus padres o tutores. Ellos no son adultos y ellos no pueden o deben tomar decisiones.

2. El Clero, personal empleado y voluntarios ya sea empleados religiosos o voluntarios sin paga deben evitar todas las situaciones que los ponen en condiciones de estar a solas con un menor ya en la casa parroquial, la rectoria o curato, la escuela, la sacristia o en una habitación cerrada a excepción de un sacerdote al oír confesiones en el confesionario.

3. En reuniones y durante momentos de consejería pastoral que implica un menor de edad, excluyendo el Sacramento de la Penitencia (Confesión/Reconciliación), se recomienda la presencia o proximidad de otro adulto. Sin embargo, donde la presencia de otro adulto es inusual o no es la práctica como: (lecciones de piano, reunión disciplinaria con un administrador, en la dirección de la escuela, etc) se recomienda que:

• otro adulto sepa que dicha reunión se llevará a cabo,
• El lugar de la reunión es accesible, no aislada, bien iluminada, con líneas claras y que se vea dentro del salon
• La puerta debe estar abierta o al menos que haya una ventana transparente en la puerta del lugar de encuentro.

4. No se permite que un menor este no acompañado a menos y sólo en la sección profesional del centro parroquial o de la parroquia, pero nunca un menor debera pasar a las habitaciones de un Curato o Rectoria.

5. . Los Menores de 16 años de edad, se les permite trabajar en la rectoría, la residencia de la parroquia, escuela o parroquia, solo si dos adultos (mayores de 21 años) están presentes. Los menores de 16 años no deben ser contratados para trabajar en cualquier capacidad para una parroquia, la escuela o diócesis.

6. Todos los participantes adultos en el ministerio con los menores de edad deben cumplir con todas las políticas o polizas de ambientes seguros diocesanos. Su cumplimiento de tales procedimientos debe ser verificada por el/la Coordinador/a de Ambiente Seguro para la parroquia / escuela / agencia de la diócesis.

7. Al menos dos adultos de más de 21 años (y uno del mismo sexo que los participantes) deben estar presentes cuando un grupo de menores de edad participan en eventos organizados por la parroquia o actividades deportivas.

Nota:  Un adulto joven entre las edades de 18 y 21 no se le permite supervisar a los menores; Sin embargo, bajo la supervisión de un adulto mayor de 21 años que él o ella si puede participar en calidad de supervisor.

8. Alguien del Clero, personal y voluntarios empleados religiosos deben evitar ser el o los único/s adulto/s en un cuarto de baño, de aseo, vestuario, u otras áreas de vestidor cuando los menores están utilizando este tipo de instalaciones.

9. Los viajes de jóvenes de cualquier tipo deben tener un mínimo de dos acompañantes adultos, al menos uno de los cuales debe ser del mismo sexo que los jóvenes. Los grupos más grandes deben tener por lo menos un adulto por cada ocho a diez menores de edad.

10. Si bien en viajes o actividades del programa, los adultos al igual que los menores de edad no pueden hacer uso de alcohol o sustancias controladas, y cualquier persona bajo la influencia de dichas sustancias no puede participar.

11. Si bien en los viajes de jóvenes, sacerdotes, religiosos, personal de empleados y voluntarios no deben permanecer solos durante la noche en la misma habitación de un motel / hotel con un menor de edad o menores de edad. Un adulto no deberá participar en un viaje de noche con un menor de edad o menores de edad.

12. La puerta de la sacristía siempre deberá estar abierta cuando los menores están presentes dentro de la sacristía.

13. Comentarios de naturaleza sexual no deben ser hechos a cualquier menor de edad, excepto en respuesta a la clase específica o preguntas de otra manera legítima de un menor de edad.

14. Temas o vocabulario, como la blasfemia, la maldición, o humor vulgar, que no podían ser usados cómodamente en presencia de la parroquia / escuela administradores, padres / tutores, u otro adulto, no deben ser utilizados en presencia de un menor / menores.

15. El Clero, personal y voluntarios empleados religiosos tienen absolutamente prohibido servir o suministro de alcohol, tabaco, sustancias controladas o materiales de lectura inapropiadas pornográficos o de otro tipo para los menores.

16. Audiovisual, música (incluyendo sus letras), Internet y recursos de impresión debe haber sido checados antes de su uso para asegurar su adecuación que si es para la edad de los participantes. No es apropiado utilizar una película que esta evaluada como “R” sin la autorización por escrito de los padres. Se prohíben las películas con una designación más fuerte.

17. Se sugieren los límites cuidadosos que impliquen un contacto físico con menores de edad hay que estar atentos en todo momento y sólo deben producirse en circunstancias públicas. Prudente discreción y el respeto deben ser presentados antes de tocar a otra persona de cualquier forma o manera.

18. El Clero, personal y voluntarios empleados religiosas debe abstenerse de dar regalos regulares y/o costosos a niños y jóvenes sin la aprobación previa por parte de los padres o tutores y el pastor o administrador.

19. Nunca es conveniente exigir a niños y jóvenes que guarden un o unos "secretos" de sus padres, la policía, etc bajo la amenaza de daño físico, o de que "Dios los castigará", o cualquier otra amenaza.

20. El uso de las redes sociales o comunicación electrónica (por ejemplo, Facebook, Instagram, Snapchat, mensajes de texto, correos electrónicos, etc) debe cumplir con todas las leyes estatales aplicables y seguir los límites apropiados. Cualquier comunicación con los menores a través de medios de comunicación social debe ser con el permiso expreso de los padres o tutores y corresponden estrictamente a aquellas cosas relacionadas con el ministerio.

21. Las fotografias de alguien, o información personal sobre menores de edad no pueden ser publicados en Internet sin el permiso expreso y por escrito de sus padres o tutores.

22. En caso de producirse una situación de emergencia que involucre a un menor, las autoridades competentes han de ser contactadas a la brevedad posible.

CONSEJERIA PASTORAL CON MENORES DE EDAD:

1. La Consejeria Pastoral o el ofrecimiento de consejos debe tener lugar sólo en la parte profesional de un centro parroquial o de la parroquia, nunca dentro del Curato o la Rectoria
2. Las oficinas o aulas utilizadas para el consejo pastoral deben tener una ventana en la puerta o la puerta deben estar abierta durante la sesión de consejería.
3. A menos que el asunto se opone a su presencia y/o el conocimiento, los padres o tutores de los menores de edad deben ser conscientes de la sesión de consejería.
4. Se espera que el asesoramiento a extenderse más allá de una sesión con un menor de edad, al igual que la evaluación de la situación se deberá hacer con los padres o tutores.
5. El Clero, personal y voluntarios empleados religiosos son responsables de reconocer cualquier atracción personal/física hacia o desde un menor de edad. En tal situación, el menor debe ser referido inmediatamente a otro adulto calificado o una persona con licencia profesional para ayudar a tal menor.
6. El sacramento de la Penitencia (Confesión / Reconciliación) debe ser celebrada en el confesionario o en la capilla designada para este sacramento de la reconciliación capilla o en la estación designada durante un servicio de penitencia.

Violaciónes claras del Código de Conducta con menores de edad descritos en este documento, deben ser reportados inmediatamente a la parroquia apropiada, escuela, civil y diocesana (Director para la Protección de Niños y Jóvenes) Las autoridades, de conformidad con el derecho civil y esta política o poliza diocesana.